Политика за защита на личните данни

Настоящата Политика за защита на личните данни урежда начина, по който „Б И М ИВЕНТС“ ООД, ЕИК 208417930, със седалище и адрес на управление: гр. София, ул. „Проф. Хр. Вакарелски“ № 5А, ет. 2, ап. 9, и имейл contact@gvtfest.com в качеството си на администратор на лични данни, обработва личните данни на физическите лица във връзка с организирането и провеждането на събитието Gin, Vodka, & Tequila Fest Sofia (GVT Fest), включително продажбата на билети, достъпа до събитието, участието в отделните активности и всички съпътстващи услуги и комуникации.

Администраторът обработва лични данни единствено при наличие на правно основание съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните – GDPR) и приложимото българско законодателство. Обработването се извършва с цел изпълнение на договорни задължения към посетителите, спазване на законови изисквания, защита на легитимни интереси, както и въз основа на дадено съгласие, когато това е необходимо.

В рамките на организацията на събитието администраторът може да обработва лични данни като име и фамилия, електронна поща, телефонен номер (когато е предоставен), информация за закупен билет, идентификатори на поръчки, данни за плащане (в обработка от платежни доставчици), както и данни, свързани с достъпа до събитието, включително валидиране на електронни билети, издаване на фестивални гривни и контрол на повторно влизане. В определени случаи може да се обработват и данни, свързани с инциденти, сигурност или подадени запитвания и жалби.

Обработването на тези данни е необходимо за изпълнение на договора между администратора и посетителя, включително за осигуряване на достъп до събитието, управление на капацитет, участие в специални преживявания като майсторски класове, планетариум и интерактивни активности, както и за осигуряване на нормалното и безопасно протичане на събитието. Част от обработването се извършва и за изпълнение на законови задължения, свързани с счетоводство, данъчно облагане и предотвратяване на измами.

Администраторът може да обработва лични данни и на основание легитимен интерес, когато това е необходимо за гарантиране на сигурността на събитието, предотвратяване на злоупотреби, защита на имуществото и участниците, както и за документиране на събитието чрез фото и видео заснемане с общ характер, насочено към атмосферата и мащаба на събитието. С закупуването на билет и участието в събитието посетителят се счита за информиран, че ще бъде заснеман като част от общото визуално отразяване на събитието, включително в кадри с публика, атмосфера и общи сцени, които могат да бъдат използвани за документални и промоционални цели, свързани с дейността на организатора.

В случаите, когато се обработват лични данни за маркетингови цели, включително изпращане на електронни съобщения, новини и предложения за бъдещи събития, организирани от „Б И М ИВЕНТС“ ООД, това се извършва въз основа на дадено съгласие от страна на субекта на данните. С закупуването на билет и предоставянето на контактни данни посетителят се счита за информиран, че може да получава информация, свързана с бъдещи събития, кампании и инициативи на организатора, като има право по всяко време да се откаже от получаването на такива съобщения чрез предоставен механизъм за отписване или чрез директно искане до администратора.

По отношение на фото и видео заснемането, администраторът прилага двустепенен подход. Общото заснемане на събитието, включително кадри от публика и атмосфера, се извършва на основание легитимен интерес, като се предприемат разумни мерки за ограничаване на фокуса върху отделни лица. В случаите, когато се създават близки кадри, интервюта или съдържание, в което конкретно лице е ясно идентифицируемо и е основен обект, обработването се извършва само след получаване на изрично съгласие. Всеки посетител има право да възрази срещу заснемане, като администраторът предприема разумни организационни мерки за съобразяване с това искане, без да може да гарантира пълно изключване от случайно попадане в общи кадри.

В случай на участие в томболи, игри или други маркетингови активности, организирани в рамките на събитието, участниците доброволно предоставят свои лични данни, като с участието си изрично се съгласяват тези данни да бъдат обработвани от администратора с цел администриране на съответната активност, както и за последващи маркетингови комуникации, свързани с бъдещи събития и инициативи, организирани от „Б И М ИВЕНТС“ ООД. Участниците имат право по всяко време да оттеглят съгласието си, без това да засяга законосъобразността на обработването до момента на оттеглянето.

Личните данни могат да бъдат предоставяни на трети лица единствено когато това е необходимо за изпълнение на целите на обработването, включително на доставчици на билетни услуги, платежни оператори, охранителни компании, технически доставчици и екипи за фото и видео заснемане, като всички те действат като обработващи лични данни по възлагане и при спазване на изискванията за поверителност и сигурност. Данните могат да бъдат предоставени и на компетентни държавни органи, когато това е изискуемо по закон.

Администраторът съхранява личните данни за период, който е ограничен до необходимото за постигане на целите, за които са събрани. Данните, свързани с билети и достъп, се съхраняват за периода на провеждане на събитието и разумен срок след него за обработка на жалби и претенции. Данните, свързани със счетоводни и данъчни задължения, се съхраняват за сроковете, предвидени в законодателството. Данните, обработвани въз основа на съгласие, се съхраняват до неговото оттегляне.

Администраторът прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни срещу неразрешен достъп, загуба, унищожаване или неправомерно разкриване, като тези мерки се адаптират спрямо риска и естеството на обработваните данни.

Субектите на данни имат право да изискат достъп до своите лични данни, да поискат тяхната корекция или изтриване, ограничаване на обработването, както и да възразят срещу обработването, когато то се основава на легитимен интерес. Когато обработването се основава на съгласие, същото може да бъде оттеглено по всяко време. Исканията могат да бъдат отправяни към администратора чрез посочените контактни данни, като той се задължава да отговори в сроковете, предвидени в приложимото законодателство.

В случай че субектът на данни счита, че неговите права са нарушени, той има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни в Република България.

Настоящата политика може да бъде актуализирана при промени в приложимото законодателство, характера на обработването или организацията на събитието, като актуалната версия ще бъде публикувана чрез официалните канали на организатора.